Ergo Reiserücktritt Schaden melden

Wie bekommen Gäste ihr Geld im Falle einer Stornierung oder eines Reiseabbruchs von der ERGO Reiseversicherung am schnellsten zurück?

Hier erfahren Sie, was bei einer Stornierung oder einem anderen Schadenfall zu tun ist:

• Welche Handlungen sind vom Gastgeber erforderlich?
• Welche Dokumente und Unterlagen werden benötigt?
• Wo kann sich Ihr Gast hinwenden, um eine zügige Schadensregulierung zu gewährleisten?

Die ERGO Reiseversicherung hat einen Schaden-Leitfaden erstellt. Sie finden diesen am Ende der Seite zum Herunterladen.

1. Schaden so gering wie möglich halten und umgehend anzeigen.

Ihr Gast möchte stornieren?

Um Missverständnisse zu vermeiden, lassen Sie sich die Stornierung stets schriftlich bestätigen.

Wenn ein verspäteter Reiseantritt oder eine Umbuchung nicht in Betracht kommt, sollte die Reise unverzüglich storniert werden, bevor sich die Stornogebühren (bei gestaffelten Stornogebühren) erhöhen.

2. Rechnungserstellung durch den Gastgeber:

Bei einer Stornierung oder vorzeitigen Abreise Ihrer Gäste erstellen Sie bitte die erforderliche Stornokostenrechnung/Mietausfallrechnung gemäß Ihren AGB. Eine (anteilige) Weitervermietung wird dabei angerechnet. Auch sogenannte "ersparte Aufwendungen" müssen Sie berücksichtigen.

Der Gast zahlt die verbindlichen Stornokosten zunächst immer direkt an seinen Gastgeber, da beide einen Beherbergungsvertrag abgeschlossen haben.

Wenn Ihr Gast einen gültigen Versicherungsvertrag mit der ERGO Reiseversicherung abgeschlossen hat (fristgerechter Abschluss und Bezahlung) und zudem einen versicherten Rücktrittsgrund nachweisen kann, erhält er seine Stornokosten von der Versicherung erstattet.

Die versicherten Rücktrittsgründe finden Sie hier >>

Die Telefonische Stornoberatung der ERGO Reiseversicherung berät bei medizinischen und allgemeinen Fragen zu einer möglichen Stornierung. Unter Umständen kann die Stornierung sogar verhindert werden!

Ihr Vorteil:

Die Storno-Experten besprechen mit Ihrem Gast, ob er tatsächlich unverzüglich stornieren muss oder den Reiseantritt ohne finanzielle Risiken abwarten kann. Diese Entscheidung muss er nicht alleine treffen.

Der Gast reicht bitte stets seine kompletten Unterlagen bei der ERGO Reiseversicherung ein. Es ist ratsam, abzuwarten, bis alle Dokumente vollständig vorliegen und diese zusammen einzureichen. Ohne vollständige Unterlagen erfolgt keine Schadenbearbeitung und auch keine Auszahlung.

Bei einem Reiserücktritt:

• Versicherungsnachweis. Die Versicherungsscheinnummer ist auf dem Versicherungsschein oder Kontoauszug zu finden. Ausnahme: beim sogenannten "Katalogverkauf" gibt es keine Versicherungsscheinnummer. Die Buchungsbestätigung dient hier gleichzeitig als Versicherungsnachweis.
• Buchungsbestätigung des Hotels, Vermieters oder Reiseveranstalters
• Stornokostenrechnung des Hotels, Vermieters oder Reiseveranstalters
• Ggf. Original-Fahrscheine, Flugtickets, Eintrittskarten o.ä.
• Nachweis des Rücktrittsgrundes, z.B. ein ärztliches Attest, eine Kopie der Sterbeurkunde, eine Kopie des Kündigungsschreibens o.a.
• Eine Bestätigung des Vermieters, dass keine Weitervermietung möglich war

Zusätzlich bei einem Reiseabbruch:

• Angabe des genauen Datums, an dem die Reise abgebrochen wurde
• Nachweis über die Höhe der nicht in Anspruch genommenen Reiseleistungen
• Nachweis über die Mehrkosten der Rückreise (z.B. zusätzliche Fahrscheine)
• Nachweis des Abbruchgrundes, z.B. das Arztattest vom Arzt am Urlaubsort

Die ERGO Reiseversicherung prüft jeden Versicherungsfall sorgfältig. Wenn es sich um einen versicherten Schaden handelt, erstattet sie dem Gast seine entstandenen Kosten schnellstmöglich. Bei einem Tarif mit Selbstbeteiligung wird in der Reiserücktritts- und Reiseabbruch-Versicherung ein Eigenanteil von 20 % abgezogen. Hat Ihr Gast sich für einen Tarif ohne Selbstbeteiligung entschieden, erhält er seinen Schaden in voller Höhe erstattet.

Falls Sie für die Bearbeitung der Stornierung Gebühren erheben, sind diese nicht im Leistungsumfang enthalten und werden nicht erstattet.

Leistungen und Selbstbehalte im Deutschland-Reiseschutz >

Laden Sie sich den Leitfaden jetzt herunter und leiten Sie ihn bei Bedarf an Ihre Gäste weiter.

Hilfreich ist auch das "ärztliche Attest", welches bei Krankheit und Unfällen ausgefüllt eingereicht werden muss. Eine Krankschreibung vom Arzt allein reicht nicht aus.

Bei Versicherungsbuchungen beim sogenannten "Katalog-Verkauf", direkt über das Buchungssystem, z.B. FewoOne oder vOffice, gibt es keine separate Versicherungspolice für den Gast und somit auch keine Versicherungsscheinnummer.

In diesen speziellen Fällen gilt die Buchungsbestätigung als Versicherungsnachweis.

Allerdings gibt es eine "kleine Hürde":

Immer wieder "stolpern" Gäste darüber, dass im Online-Formular die Versicherungsnummer ein Pflichtfeld ist. Und Sie haben ja keine.

Was ist zu tun?

Der Gast reicht seine Schadensansprüche "ganz normal" online ein - auf der Internetseite www.ergo-reiseversicherung.de unter dem Navigationspunkt „Schaden melden'.

Nach Eingabe der persönlichen Daten muss der Gast bei „Wie ist Ihre Reise versichert?' im Drop-Down Menü den Punkt „über den Reiseveranstalter' auswählen.

Der „Reiseveranstalter' sind in diesem Fall Sie, also der Gastgeber bzw. die Zimmervermittlung. Der Gast hat die Versicherung schließlich über Ihre Firma abgeschlossen und nicht direkt bei der ERGO Reiseversicherung (wie es beim Abschluss über den Buchungslink oder eine Schnittstelle der Fall wäre).

Das darunter befindliche Feld mit der Versicherungsscheinnummer ist danach kein Pflichtfeld mehr. Der Gast kann seine Buchungsnummer eintragen oder das Feld freilassen.

In jedem Fall muss er seine Buchungsbestätigung (Mietvertrag) hochladen, auf der die Versicherung dokumentiert ist, Ihre Stornorechnung (am besten mit dem Hinweis, dass es sich um „Katalog-Verkauf' handelt) und einen Nachweis darüber, was passiert ist, z.B. eine ärztliche Bescheinigung.

Bei Fragen zur Schadenbearbeitung können Sie mich als Agentur-Partner gerne kontaktieren. Bitte geben Sie meine Telefonnummer nicht an Ihre Gäste weiter.

Sollten Sie einmal mit einer Entscheidung unserer Leistungsabteilung unzufrieden sein oder ein Mitarbeiter z.B. einen Rechenfehler in der Erstattungssumme haben, informieren Sie mich einfach. Ich kümmere mich dann: graffenberger@rv17.de

Ihre Ansprechpartnerin

Ina Graffenberger