Arbeitszimmerkontrolle durch das Finanzamt

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FAQ - Fragen und Antworten rund um das Arbeitszimmer

Laufende Verfahren - was ist zu tun?

Frage: Der Bundesfinanzhof und weitere Finanzgerichte untersuchen aktuell wichtige strittige Punkte bezüglich des häuslichen Arbeitszimmers: Was ist zu veranlassen?

Antwort: Im besten Fall setzen Sie sicherheitshalber ohne Ausnahme sämtliche denkbaren Aufwendungen für das Arbeitszimmer als Werbungskosten oder Betriebsausgaben an. Dies gilt auch dann, wenn die Finanzbehörde Ihnen die Anerkennung in der Vergangenheit bereits versagt hat! Berücksichtigen Sie hierbei auch zurückliegende Veranlagungszeiträume: Solange noch kein rechtskräftiger Steuerbescheid vorliegt, haben Sie die Möglichkeit, Kosten jeglicher Art nachträglich anzumelden.

Daraus erwachsen Ihnen keine Nachteile: Im schlimmsten Fall versagt das Finanzamt die steuerliche Absetzbarkeit. Dem können Sie beispielsweise unter Hinweis auf das laufende BFH-Verfahren widersprechen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie auch im Nachhinein von positiven Gerichtsurteilen profitieren, welche von den Finanzbehörden für alle Steuerpflichtigen Anwendung finden müssen.

Durchgangszimmer

Frage: Wie gestaltet sich die Situation bei Durchgangszimmern?

Antwort: Aufgrund des zwangsläufig hohen Anteils der privaten (Mit-)Nutzung wurden Durchgangszimmer in der Vergangenheit in der Regel von den Finanzbehörden nicht als häusliche Arbeitszimmer akzeptiert. Lediglich in seltenen Ausnahmefällen haben Finanzgerichte bis hin zum BFH Durchgangszimmer als Arbeitszimmer anerkannt: Wenn es sich bei dem Raum, der über das Durchgangszimmer erreichbar ist, beispielsweise um ein Schlafzimmer oder ein Badezimmer handelt, kann die private Mitbenutzung im konkreten Fall von "nur untergeordneter Bedeutung" sein.

Auch hier gilt: Im Zweifelsfall ist es ratsam, die Kosten für ein als häusliches Arbeitszimmer genutztes Durchgangszimmer bei den Werbungskosten oder Betriebsausgaben anzugeben. Gegen einen ablehnenden Bescheid können Sie zum Beispiel Einspruch erheben und sich dabei auf das anhängige BFH-Verfahren berufen.

Anteilige Kosten für Küche und WC

Frage: Wie verhält es sich mit den anteiligen Kosten für Küche, Bad, WC, Flur und ähnliche Räumlichkeiten?

Antwort: Der Aufteilungsmaßstab für die Raumkosten ist grundsätzlich und ausschließlich der prozentuale Flächenanteil des Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche. Eine berufliche oder betriebliche Mitbenutzung sogenannter Funktionsräume (wie beispielsweise Küche, Flur, Bad oder WC) erhöht aus Sicht der Finanzgerichte den beruflich oder betrieblich genutzten Flächenanteil nicht.

Wenn Sie jedoch im konkreten Fall stichhaltige Argumente für die Berücksichtigung eines höheren Flächenanteils vorbringen können, sollten Sie diese auf jeden Fall geltend machen: Stellen Sie sich vor, ein selbstständiger Coach bietet seinen Kunden oder Klienten ganztägige Seminare im häuslichen Arbeitszimmer an. Das Seminar selbst findet am Besprechungstisch im Arbeitszimmer statt. Für die Pausen während der Mittagszeit und Kaffeepausen stellt der Coach zudem in der Küche oder im Esszimmer einen separaten Pausenbereich zur Verfügung.

In diesem Fall liegt zweifelsohne ein beruflich oder betrieblich genutzter Flächenanteil vor, welcher den Flächenanteil des Arbeitszimmers erhöht. Zwar stand der Möglichkeit der privaten Mitbenutzung der betreffenden Flächen einer steuerlichen Anerkennung bislang meist im Wege. Allerdings kann das Finanzamt den erhöhten Flächenanteil höchstens kürzen. Zudem bietet das noch ausstehende BFH-Grundsatzurteil die Chance, dass gemischte private und beruflich/betriebliche Raumkosten zukünftig häufiger anerkannt werden müssen.

Fragebogen zum häuslichen Arbeitszimmer

Frage: Was verbirgt sich hinter dem "Fragebogen zum häuslichen Arbeitszimmer"?

Antwort: Werden Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer erstmalig steuerlich geltend gemacht, versendet das Finanzamt oftmals einen Fragebogen. Einen bundesweit standardisierten Fragenkatalog gibt es nicht. Die Finanzämter des Landes Brandenburg haben zuletzt ein entsprechendes Muster publiziert.

Unter der Überschrift "Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer" thematisiert der Fragenkatalog die folgenden Gesichtspunkte:

Frage 1 bezieht sich auf den "qualitativen Schwerpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit" (= Bedingung für die "uneingeschränkte Abzugsfähigkeit").
Frage 2 befasst sich mit der Existenz eines "anderen Arbeitszimmers" (= Bedingung für die ungünstigere "beschränkte Abzugsfähigkeit").
Unter Punkt 3 fordert das Finanzamt eine "knappe Beschreibung" der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeiten, welche im häuslichen Arbeitszimmer und / oder an anderen Tätigkeitsorten ausgeübt werden. Weiterhin muss dort angegeben werden, ob das Arbeitszimmer noch anderweitig und von weiteren Personen genutzt wird.
Bei Frage 4 geben Sie die Anzahl der im Haushalt lebenden Personen an.
Punkt 5 dient der Berechnung des Flächenanteils des Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche.
Unter Punkt 6 und 7 werden die Raumkosten sowie die Kosten für die Ausstattung erfragt.
Unter Punkt 8 und 9 werden diese Gesamtaufwendungen anteilig auf das Arbeitszimmer verteilt.
Unter Punkt 10 und 11 erkundigt sich das Finanzamt nach einer eventuellen Beteiligung des Arbeitgebers sowie nach "sonstigen Anmerkungen".

Überprüfung durch das Finanzamt

Frage: Auf welche Weise überprüft das Finanzamt meine Angaben bezüglich des Arbeitszimmers?

Antwort: Im Regelfall beschränken sich die Finanzämter auf eine Plausibilitätskontrolle. Mithilfe des Fragebogens und anderer Dokumente beurteilt der zuständige Sachbearbeiter, ob die Kriterien erfüllt sind und die Angaben zu Ihren übrigen steuerlichen Sachverhalten passen. In vielen gängigen Fällen (wie beispielsweise bei Lehrkräften, Außendienstmitarbeitern oder Handelsvertretern) werden die Kosten für das Arbeitszimmer in nachvollziehbarer Höhe ohne Weiteres akzeptiert. Es kann jedoch ebenfalls vorkommen, dass Ihr Sachbearbeiter schriftlich oder telefonisch Rückfragen stellt.

Lediglich in eher seltenen Fällen müssen Sie mit einem persönlichen Besuch des Finanzamtes rechnen. Derartige "Vor-Ort-Begehungen" werden - ähnlich wie die allermeisten anderen steuerlichen Außenprüfungen - in der Regel mehrere Wochen im Voraus angekündigt. Rein theoretisch darf der Prüfer jedoch auch unangekündigt vor Ihrer Tür stehen. Sie sind dann zwar nicht verpflichtet, ihn einzulassen - sollten sich im Nachhinein jedoch nicht wundern, wenn Ihre Aufwendungen für das Arbeitszimmer nicht anerkannt werden.

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